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Mon coffre > Gestion des documents

Pour afficher par ordre alphabétique vos documents à partir des mots-clés :

  • depuis votre Coffre, cliquez sur le lien "Mots-clés" figurant dans le menu de navigation,
  • puis cliquez sur le titre de colonne "Nom".
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Lorsque vous téléchargez un document à partir de votre ordinateur, il apparaît par défaut à la racine de votre Coffre, ou bien dans le dossier dans lequel vous vous situez au moment du téléchargement. Par la suite vous pourrez :

  • le classer dans un dossier que vous aurez créé au préalable,
  • lui attribuer des mots-clés qui permettent de le classer et de faciliter la recherche.

Vous pouvez classer un document dans un dossier et lui affecter des mots-clés. Par exemple, si vous téléchargez des factures de téléphonie mobile, vous pouvez créer un dossier Téléphonie et associer les mots-clés suivants : facture, téléphone mobile, nom de l'opérateur, date, ...

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Pour organiser vos documents, vous pouvez créer des dossiers.

Depuis Mon coffre, cliquez sur le bouton Créer un dossier.
Saisissez le nom de votre nouveau dossier dans la fenêtre qui s'ouvre.
Le dossier est ajouté au niveau de l'arborescence de votre Coffre sur lequel vous avez effectué l'opération.

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Pour supprimer un document

Sélectionnez le(s) document(s) à supprimer puis cliquez sur le bouton Supprimer. Le(s) document(s) est (sont) placé(s) dans la Corbeille de votre compte Digiposte. Vous avez la possibilité de récupérer votre (vos) document(s) depuis la Corbeille en cliquant sur le bouton Restaurer.

Pour supprimer un dossier

Lorsque vous supprimez un dossier, il se met dans la corbeille. Vous supprimer également son contenu. Vous pouvez récupérer ce dossier en cliquant sur Restaurer dans la corbeille.

Les éléments dans votre Corbeille continuent d'entamer de l'espace de stockage. Pour supprimer définitivement, les éléments de votre Coffre, vous devez le faire depuis la Corbeille. Sélectionnez le ou les documents puis cliquez sur Supprimer définitivement ou bien sans aucune sélection cliquez sur Vider la corbeille et tous les éléments de la Corbeille seront supprimés définitivement de votre compte. Une fois les éléments supprimés définitivement, vous ne pourrez plus les récupérer, même s'il s'agit de documents reçus d'organismes ou e-commerçants.


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En plus des dossiers, vous pouvez associer à chacun des documents de votre coffre un ou plusieurs Mots-clés de votre choix.

Ces Mots-clés servent de système de classement personnel pour les documents présents dans votre coffre.

Ils vous permettent de rechercher facilement certains documents lorsque vous en avez besoin et que votre coffre en contient une multitude.

Par exemple, si votre coffre contient plusieurs pièces d'identités (les vôtres et celles de vos enfants...), vous pouvez créer et associer le mot-clé "Pièce d'identité" à chacun de ces documents.

Les documents marqués d'un mot-clé peuvent ainsi se trouver dans différents dossiers. Il vous suffira de faire une recherche avec ce mot-clé pour afficher tous les documents auxquesl il est associé.

Vous pouvez ainsi créer et associer plusieurs mots-clés à un document, de manière à le classer simultanément dans plusieurs catégories.

Depuis votre Coffre, sélectionnez un ou plusieurs documents.
Dans la barre d'outils, cliquez sur Plus d'options puis sur Gérer les mots-clés.

Vous pourrez ajouter de nouveaux mots-clés.

Si vous souhaitez supprimer un mot-clé, supprimez-le depuis la fenêtre suivante en cliquant sur la croix puis Valider.

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Le délai de conservation de vos documents varie s'il s'agit d'un document personnel (ajouté par vos soins) ou bien un document Expéditeurs (émis par un Expéditeur).

Un document personnel n'a pas de durée de conservation légale.

Un document Expéditeur possède une durée de conservation légale. Cette durée de conservation dépend du type de document (bulletin de paie, facture, etc.)

Pour connaître la durée de conservation légale d'un document, cliquez sur le bouton + à coté de votre document. Le détail des informations s'affichera. Dès que la durée légale de conservation est atteinte, votre document devient un document personnel.

Vous pouvez supprimer vos documents de votre coffre comme vous le souhaitez. Toutefois si vous supprimez un document Expéditeur dont la durée légale de conservation n'est pas atteinte, nous ne serons pas en mesure de vous renvoyer un nouveau document.

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Vous ne pouvez pas modifier un fichier présent dans votre Coffre.

Si vous souhaitez ajouter une nouvelle version d'un fichier présent dans votre Coffre, vous devez attribuer au nouveau fichier une codification différente (autre nom, numéro, ...).

Vous pouvez également supprimer le fichier existant et télécharger ensuite le nouveau fichier mis à jour.

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Pour récupérer un document supprimé

Lorsque vous supprimez un document, il se met dans la corbeille.
Vous pouvez récupérer ce document en cliquant sur Restaurer dans la corbeille.
Vos documents restent dans la corbeille tant que vous n'avez pas cliqué sur le bouton  Supprimer définitivement (pour un ou plusieurs documents cochés) ou sur Vider la corbeille pour supprimer définitivement tous les documents présents dans la corbeille.

Vous retrouverez la corbeille dans l'onglet "Mon coffre".

Tous les documents présents dans la Corbeille sont décomptés de votre espace de stockage disponible.
 Pour récupérer un dossier supprimé

Lorsque vous supprimez un dossier, il se met dans la corbeille.
Vous pouvez récupérer ce dossier en cliquant sur Restaurer dans la corbeille.

Votre dossier reste dans la corbeille, tant que vous n'avez pas cliqué sur le bouton Supprimer définitivement (pour un ou plusieurs dossiers cochés) ou sur Vider la corbeille pour supprimer définitivement tous le contenu du dossier présent dans la corbeille.

La restauration d'un dossier restaure également les fichiers qu'il contient.

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Vos relevés de compte bancaires sont consultables depuis votre compte Digiposte, après adhésion, comme tout autre document au format image ou PDF. 

Vos relevés de compte arrivent classés dans votre Coffre, dans des dossiers portant le nom de l'organisme et du type de document.

Vous pouvez également les visualiser depuis le répertoire Documents non lus.

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Pour visualiser un document contenu dans votre coffre, il vous suffit de cliquer sur le nom de ce document et de cliquer sur Visualiser dans la barre d'outils.

Vous pouvez également prévisualiser un document, en cochant la case figurant en début de ligne dans votre coffre.

Dans Digiposte, vous pouvez visualiser directement tous vos documents image et PDF. Concernant l'affichage des documents au format PDF, vous devez disposer d'une version d'Acrobat Reader 9 ou supérieure, ou d'Adobe Flash Player 10. Dans les autres cas, vous pouvez télécharger votre document sur votre ordinateur pour pouvoir le lire.

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Pour imprimer un document présetn dans votre compte Digiposte :

- Sélectionnez le document dnas votre Coffre puis ouvrez-le,
- Positionnez votre souris sur le haut du document,
- Cliquez sur l'icône "Imprimante" qui apparait alors à l'écran.

 
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Votre coffre est un espace de stockage sécurisé regroupant plusieurs fonctionnalités . Il vous permet de :

  • consulter vos documents non lus,
  • recevoir les documents transmis par vos organismes et e-commerçants,
  • stocker vos documents personnels téléchargés depuis votre ordinateur ou application mobile,
  • partager des documents avec des tiers,
  • accéder à vos documents ou dossiers favoris,
  • accéder à la corbeille.

Depuis votre coffre, afin de mieux gérer vos documents, vous avez la possibilité de créer des dossiers pour y classer vos documents.

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Les documents mis dans le Coffre peuvent être renommés exceptés les documents certifiés provenant d'organismes et e-commerçants. Toutefois nous ne conservons pas de trace du nom précédemment donné à votre document.

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Afin de faciliter votre gestion, les documents que vous recevez sont automatiquement classés dans des dossiers. Vous avez la possibilité de créer de nouveaux dossiers et d'ajouter des mots-clés à vos documents.

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Vous pouvez récupérer les documents stockés dans votre Coffre en les sélectionnant puis en cliquant sur Enregistrer sous. 

Vous pouvez enregistrer jusqu'à 500 Mo de documents en simultané.

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Les documents que vous recevez de la part d'organismes et e-commerçants sont automatiquement classés dans des dossiers portant le nom de l'organisme et du type de document (par exemple "Mes relevés La Banque Postale"). Cela vous permet de retrouver plus facilement vos documents, sans avoir à les classer manuellement.

Vous pouvez modifier les règles de réception de vos documents à tout moment, depuis la page Gérer mes organismes et e-commerçants.

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Il est possible de renommer un dossier. Pour cela, sélectionnez le dossier dans votre Coffre et cliquez sur le bouton "Renommer" figurant dans la barre d'outils.

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Tous les documents que vous aviez dans votre Coffre avant la mise en place de votre nouveau Digiposte figurent toujours dans votre Coffre.

Les documents que vous avez reçus de la part d'organismes et e-commerçants (anciennement "Expéditeurs") sont désormais classés dans des dossiers portant le nom de l'organisme et du type de document (par exemple "Mes relevés La Banque Postale").

Vous pouvez modifier les règles de réception de vos documents à tout moment, depuis la page "Gérer mes organismes et e-commerçants".

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Les favoris sont les documents et dossiers auxquels vous souhaitez accéder en priorité. Ils sont marqués par une étoile jaune.

 Afin de passer un document ou dossier en favori, cochez l'étoile apparaissant à côté du document ou dossier.

Pour modifier un favori, décochez l'étoile du document ou dossier.

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Vous pouvez stocker différents types de documents dans votre Coffre Digiposte :

  • vos documents personnels scannés ou importés,
  • vos courriers numériques (bulletin de paie, factures, relevés, etc.), reçus d'organismes et e-commerçants directement dans votre coffre,
  • vos e-mails et pièces jointes archivés depuis votre webmail.

Tous les types de documents sont téléchargeables dans le Coffre dans la limite de 100 Mo par document et dans la limite de stockage de votre Coffre. Seuls les documents aux formats PDF et image peuvent être ouverts dans la visionneuse Digiposte.

Nous vous rappelons que conformément aux Conditions Générales d'Utilisation, l'Abonné est responsable des documents mis à disposition dans son compte.

 

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Pour créer une adresse e-mail d'archivage, vous devez suivre la démarche ci-après :

  • Dans Mon profil situé en haut à droite de votre écran, cliquez sur le menu Mon e-mail d'archivage
  • Cliquez enfin sur le bouton Générer un e-mail d'archivage
Une adresse e-mail apparaît avec une durée de validité limitée à 7 jours. Les pièces jointes que vous envoyez à cette adresse e-mail sont directement dirigées dans votre coffre Digiposte.

Lorsque la date de validité de l'adresse e-mail est dépassée, un message vous en informe lors de votre connexion à Digiposte.

Pour obtenir une nouvelle adresse mail d'archivage, vous devez cliquer à nouveau sur Générer un nouvel e-mail d'archivage. L'adresse e-mail d'archivage en cours de validité sera alors remplacée par la nouvelle adresse.

Vous pouvez à tout moment bloquer et stopper cette adresse en cliquant sur Supprimer.

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L'e-mail d'archivage Digiposte constitue un des modes d'alimentation de votre Coffre. Par le simple envoi d'un document en pièce jointe d'un e-mail (émis depuis votre ordinateur, un scanner connecté à Internet....), vous retrouvez le document dans Digiposte.

Ce document est alors disponible dans votre Coffre Digiposte dans "Dossier personnel". Seul le document en pièce jointe est envoyé dans le Coffre. Le corps de texte de l'e-mail n'est pas pris en compte. Plusieurs pièces jointes peuvent être envoyées au sein d'un même e-mail. Chacun des documents sera alors déposé de façon distincte dans le coffre. Le poids total des documents ne doit pas excéder 5 Mo par e-mail.

Afin que les documents soient bien envoyés dans le Coffre :

  • Vérifiez la validité de votre adresse e-mail d'archivage
  • Vérifiez que vous disposez d'un espace de stockage suffisant pour recevoir vos documents
  • Nommez correctement les documents que vous envoyez dans votre coffre Digiposte pour facilement les retrouver
  • Veillez à ce que les documents ne dépassent pas 5 Mo

Pour vous permettre de consulter le document dans Digiposte, nous vous conseillons préalablement de le transformer au format PDF.

Veuillez noter que la réception des documents dans votre Coffre peut prendre jusqu'à une heure.

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Vous pouvez télécharger tout type de documents à partir de tout support local (disque dur, disque externe, clé USB, CD, etc) vers votre Coffre Digiposte. 

Pour ajouter un dossier dans votre compte, vous devez, au préalable, le compresser (au format ZIP, RAR, ...).

Cliquez sur Ajouter un document puis ajoutez votre dossier avec le glisser/déposer ou avec le bouton Sélectionnez des documents sur votre ordinateur.

La taille du fichier ne doit pas excéder les 100 Mo.

Les fichiers du dossier zippé ne pourront pas être lus depuis la visionneuse Digiposte.

Vous pouvez aussi déposer des documents directement dans votre coffre en les envoyant par e-mail, grâce à l'e-mail d'archivage.

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Pour télécharger des documents de votre coffre vers tout support local (disque dur, disque externe, clé USB, CD, etc.), sélectionnez le(s) document(s) puis cliquez sur le bouton Enregistrer sous affiché sur la barre d'outils.

Vous pouvez télécharger sur votre support plusieurs documents simultanément jusqu'à 500 Mo.

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Vous pouvez recevoir de vos organismes et e-commerçants toutes correspondances qu'ils mettront à votre disposition telles que bulletins de salaire, documents RH, relevés de compte, factures, etc.

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La taille maximale autorisée pour le téléchargement est de 100 Mo par fichier, et de 500 Mo de fichiers par téléchargement.

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Les documents reçus d'organismes et e-commerçants arrivent directement classés dans des dossiers portant le nom de l'organisme et le type de document reçu. Vous les retrouvez ainsi facilement dans votre Coffre.

Vous pouvez utiliser le moteur de recherche de Digiposte qui effectuera une recherche, sur le nom du document ou les mots-clés associés, sur l'ensemble de votre compte (corbeille incluse).

Vous pouvez également naviguer dans les rubriques de votre Coffre, à gauche, en cliquant directement sur les mots-clés concernés.

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Vous disposez de 3 méthodes distinctes pour ajouter des documents dans votre coffre :

• En utilisant le bouton Ajouter un document situé dans le menu à gauche de l'écran,

• En cliquant sur Mon coffre puis sur Ajouter un document,

• En utilisant la fonctionnalité E-mail Digiposte (dans la limite de 5 Mo)

Lors de l'ajout de documents depuis votre compte Digiposte, vous pouvez utiliser selon votre choix la fonction glisser – déposer ou la fonctionnalité Sélectionner les documents sur votre ordinateur.

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